Le déménagement d’une entreprise constitue une initiative assez délicate. Qu’il soit total ou partiel, il ne sera pas sans impact sur le fonctionnement de la structure. Pour le mener à bien, il faut donc un minimum de préparation. On vous explique tout étape par étape.

Se poser les bonnes questions

Pour réussir le déménagement d’entreprise, il est nécessaire de se poser plusieurs questions. Elles découleront sur l’élaboration d’un cahier des charges objectif et permettront de mener ce projet avec succès.

La première question consiste à se demander les réelles raisons qui motivent ce choix. En effet, que ce soit avant, pendant ou encore après son exécution, un changement de local aura des impacts sur le fonctionnement de l’entreprise. Il ne doit donc pas être un choix hasardeux.

Ensuite, il faut identifier les besoins essentiels au déménagement de l’entreprise. Cet examen va permettre, par exemple, dans le cadre d’un transfert industriel, de faire la liste des machines, archives et équipements à déplacer. Par ailleurs, ces questionnements sont aussi essentiels pour faire adhérer les collaborateurs à cette initiative.

Déménagement d'entreprise, comment ca se passe ?

Prendre le temps de la communication

Lorsque la décision du déménagement est prise, pensez à informer les différents acteurs de l’entreprise. Communiquez suffisamment autour de ce projet au sein de l’entreprise. Ainsi, tout le monde disposera du temps nécessaire pour se préparer et préparer son service ou son équipe à ce changement.

Pour inciter les collaborateurs à mieux s’impliquer, vous pouvez par exemple :

  • faire une visite organisée dans le nouveau local (s’il est déjà choisi) ;
  • demander l’avis du personnel par une enquête ;
  • demander des suggestions, etc.

Si ce travail n’est pas fait, le déménagement peut constituer un choc psychologique qui va bouleverser l’aptitude au travail pour certains collaborateurs. Il peut aussi avoir une incidence sur les rendements de l’entreprise. Pour éviter tout ceci, vous pouvez choisir des responsables du déménagement par service.

Respecter le préavis de l’ancien bail

Pour votre emplacement actuel, vous avez sûrement signé un bail d’une période donnée. Avant de lancer le déménagement, il est important d’informer le bailleur en lui envoyant une lettre au moins 6 mois avant le jour du transfert de l’entreprise. Cet acte est important et permet d’exécuter son projet dans la légalité.

Si dans le contrat initial la durée de préavis dépasse 6 mois, pensez à la respecter pour éviter certaines difficultés administratives. Il faut noter qu’il est possible d’amorcer la recherche du nouveau local avant même de résilier l’ancien bail.

Trouver des locaux adaptés aux nouveaux besoins de l’entreprise

Rappelons qu’avant de commencer la recherche d’un nouveau local, il est important que vous définissiez vos besoins. Cela peut se faire sous forme de liste. Elle peut comprendre :

  • la taille des locaux ;
  • les emplacements possibles ;
  • le nombre et la taille des bureaux.

En ce qui concerne la recherche proprement dite, elle peut se faire de différentes manières. À cet effet, une annonce dans un journal spécialisé ou sur un site de déménagement constitue de bonnes solutions. À défaut, vous pouvez aussi vous référer à une agence qui traite des questions de déménagement.

Après ce travail, choisissez trois ou quatre locaux qui répondent à vos critères et faites un choix définitif après réflexion ou concertation avec vos collaborateurs.

Négociation et signature de bail

Lorsque le choix définitif de l’emplacement et du local est fait, vous pouvez maintenant négocier la signature du bail. Cette étape est primordiale et permet de vérifier si les deux parties peuvent respecter les clauses du contrat.

Dans ce contrat, certains paramètres peuvent être négociés. Il s’agit entre autres de :

  • dépôt d’une avance ;
  • loyer ;
  • l’échange de paiement ;
  • renoncement du bail ;
  • la résiliation du bail.

Lorsque les deux parties sont d’accord et que les clauses sont validées, l’entreprise peut signer le bail commercial. Une fois cette étape passée, il faut forcément informer le plus tôt possible les collaborateurs. Si le déménagement est prévu pour se dérouler dans l’immédiat, ces derniers pourraient commencer par organiser le transport des différentes machines.

Offrir un cadre de travail agréable

Le dérangement d’une entreprise doit aider à un meilleur rendement. Or, le confort du cadre de travail constitue un déterminant incontournable. Il faut donc prendre aussi le temps nécessaire pour faire le ménage dans le nouveau local et le rendre impeccable. Si possible, il serait intéressant éhalement de penser à une décoration intérieure qui inspire les valeurs de l’entreprise.

Comparer les devis de déménageurs

Une fois le contrat de bail signé, vous pouvez programmer le jour j en commun accord avec les responsables de déménagement choisis au sein de l’entreprise. Cette date est fixée avec une marge pour pallier les éventuels retards. Pour réussir le transfert d’entreprise, il faut demander les devis de transport auprès de plusieurs agences de déménagement.

Ensuite, comparez les prix tout en tenant compte des services, de l’assurance et des différentes options proposées. Une fois le prestataire idéal choisi, le transfert d’entreprise peut alors commencer.